Как передать кадровые документы на время отпуска

Содержание
  1. Какие документы должен передать кадровик при увольнении
  2. Кадровая служба с нуля
  3. Прием-передача дел в кадровой службе
  4. Как передать кадровые документы новому кадровику
  5. Оформление приема-передачи кадровых документов
  6. Голосование:
  7. Перечень документов при смене кадрового работника
  8. Передача дел в кадровой службе
  9. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
  10. Перечень необходимых кадровых документов
  11. Особенности кадрового делопроизводства
  12. Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах
  13. Создаем комиссию
  14. Проверка документации
  15. Отпуск: правила передачи дел
  16. Передача дел – важный шаг перед отпуском
  17. Зачем нужно передавать и принимать дела?
  18. Как передать кадровые документы на время отпуска – Правовая помощь юриста
  19. Отпуск: правила передачи дел
  20. Учимся принимать дела и документы
  21. Как передавать дела на время отпуска
  22. Порядок замещения работника на время отпуска
  23. Как передать кадровые документы на время отпуска
  24. Как передать кадровые документы на время отпуска
  25. Как — оформить временного работника на — период отпуска основных сотрудников
  26. Акт приема-передачи кадровых документов
  27. Статьи и консультации на сайте
  28. Порядок и правила оформления отпуска для работников
  29. Онлайн журнал для бухгалтера

Какие документы должен передать кадровик при увольнении

Как передать кадровые документы на время отпуска

В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов: — создание комиссии; — проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; — составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна.

Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел.

Создаем комиссию Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).


Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля компании. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров.

Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры. Проверяем документы Далее составляем список имеющихся документов.

Кадровая служба с нуля

Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

Что делать, если документы не выдают В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера.
Проблем с выдачей бумаг не возникает. Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами.

Например, начальник в отпуске и не может заверить копии.

Прием-передача дел в кадровой службе

Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.
Примечание.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки. Скачать плана будет меняться в зависимости от специфики должности.

Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам.

При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги. Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт.

Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем).

Внимание

Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве. Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения.

Важно

Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы. При этом также нужно опираться на сроки хранения документов.

Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа. Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год. График отпусков на 2016 год заканчивает свое действие 31 декабря 2016 года. Хранить его следует весь 2016 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2017 года.

Оформление приема-передачи кадровых документов

Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер. внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь.

Но порядок в делах всё же нужно будет навести. Заключение Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются.

Голосование:

Он должен содержать следующие сведения: фамилию, имя и отчество владельца; серию и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками (образец на стр. 44).

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Сотруднику, увольняющемуся с должности кадровика, подвести итоги своей работы и передать результаты своего труда.

Руководителю организации гарантирует наименьшие неудобства при смене кадровика в организации и сохранность кадровой документации.

В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика. Начинаем проверку документов В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе. Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст.

218 — 220

НК РФ. В поле «Признак» нужно указать:

  • 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
  • 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте.

Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы.

Источник: http://tk-advokat.ru/2018/04/20/kakie-dokumenty-dolzhen-peredat-kadrovik-pri-uvolnenii/

Перечень документов при смене кадрового работника

Как передать кадровые документы на время отпуска

Приказы о предоставлении отпусков Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет 17.

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч.

2 ст. 128 ТК РФ). 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня) 18. Личная карточка работника (форма Т-2) Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Ведется на каждого работника. 75 лет ЭПК (ст.

339 Перечня) 19. Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Передача дел в кадровой службе

Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Примечание. Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации. Обратите внимание! Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников.

Перечень необходимых кадровых документов

Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Особенности кадрового делопроизводства

В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика. Начинаем проверку документов В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах

Как передать кадровые документы на время отпуска

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/peredacha-del-v-kadrovoj-sluzhbe/

Отпуск: правила передачи дел

Как передать кадровые документы на время отпуска

Для большинства людей отпуск – это долгожданное событие, которое часто начинают ждать с последнего дня предыдущего отпуска. С пользой регулярной смены обстановки согласны и медики, и психологи.

Даже если вы трудоголик и фанат успешного построения карьерной лестницы, периодический отдых нужен и вам.

Но стоит иметь в виду, что вместе с выбором курорта, подбором купальника и мечтами о вечерних прогулках по побережью необходимо правильно передать дела коллегам, которые во время вашего отсутствия будут выполнять работу за вас.

Как правило, необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, ведь отдыхают все, однако упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко.

Этот вопрос не нашел отражения в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения. Но многие организации самостоятельно устанавливают правила приема передачи дел в локальных нормативных актах. Соблюдение порядка приема-передачи дел, принятого в компании, является обязательным для всех работников.

Передача дел – важный шаг перед отпуском

Конечно, готовясь к отпуску, большинству из нас меньше всего хочется думать о работе и готовить документы, однако надо понимать, что правильная передача дел – это не каприз руководства, а необходимая мера, направленная на организацию бесперебойной работы предприятия.

Допустим, если вы секретарь, в ваши обязанности может входить: прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений, прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и многое другое. Очевидно, что подобная работа должна выполняться своевременно. Если в компании не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Если же секретарь один, то без грамотной передачи дел сотрудник, который не в полной мере знаком с обязанностями секретаря, с работой может не справиться. Как результат – может застопориться работа не только одного участка, но и всей компании в целом.

Окончив институт, я сразу нашла работу в небольшой компании, которая занималась поставками полиграфической продукции. Коллектив был небольшой, но дружный, меня с радостью приняли в свою семью. Поначалу было непросто вникать в обязанности, ведь опыта работы совсем не было, но примерно через месяц-два я уже чувствовала себя уверенно и со своими обязанностями прекрасно справлялась, о чем мне неоднократно говорили руководители. Мне выплачивали неплохие премии, одним словом, место работы для начинающего выпускника ВУЗа было неплохим. И опыта можно было набраться, и научиться выстраивать отношения с коллегами. Перед тем, как идти в отпуск, я мало задумывалась о том, кто будет выполнять мои обязанности и как мне передавать рабочие дела. Второго секретаря у нас не было, но начальство решило, что за меня временно поработает наш менеджер по работе с клиентами. Вкратце я ей рассказала о своих обязанностях (она их и без этого знала, как я считала), и с чистой совестью отправилась в Грецию. Надо ли говорить, что там я практически не отнимала телефон от уха, с работы мне звонили чуть ли не круглосуточно. Ольга, которая осталась работать за меня, не знала, как и что делать, везде ошибалась. После такого отпуска отношения с коллегами испортились, хотя моей вины, я считаю, нет. Мне никто не рассказывал, как передавать дела, и не обучал этому. Евгения, секретарь
 

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают для того, чтобы рабочий процесс не прерывался, чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись, а также для оценки объема работы работника, принимающего дела.

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются.

Общее правило такое: чем более грамотно вы организуете свой уход, тем больше вероятность, что тревожные звонки от сослуживцев не будут портить вам заслуженный отпуск. Поэтому в последние недели перед отпуском надо не только планировать свой отдых и рассматривать отели и пляжи в Интернете, но и готовить дела к передаче.

Время подготовки к отпуску вы должны определить самостоятельно, исходя из той роли, которую выполняете в компании: чем серьезнее должность, тем основательнее должен быть подход. Оптимальный срок подготовки – от двух недель до месяца.

Заранее составьте план, куда внесите список незавершенных дел с определением степени их важности. Те, которые требуют вашего срочного вмешательства, лучше решить до вашего ухода в отпуск.

По поводу остальных лучше дать инструкции коллегам, которые будут вас заменять: куда им звонить или писать в том случае, если вдруг раздастся звонок от важного клиента. Лучше всего найти на время заместителя, который будет проверять вашу рабочую почту, и дать ему доступ к ключевой базе контактов и документов в компьютере, если правила внутренней безопасности компании это позволяют. Если в рабочем компьютере хранятся какие-то личные наработки или суперидеи, их надо перенести на личный компьютер.

За два-три дня до начала отпуска надо разобрать все скопившиеся документы, ответить на все письма и тщательно подчистить «хвосты». Бумаги, которые в ближайшее время не нужны, лучше убрать подальше, чтобы не потерялись.

Перед отъездом оставьте начальству и коллегам координаты, по которым с вами можно будет связаться в случае аврала или неразрешимых неприятностей.

Также, возможно, стоит установить на свой рабочий почтовый ящик и телефон автоответчик, который будет сообщать пишущим и звонящим, когда вы вернетесь. Это очень удачный и вежливый ход по отношению к партнерам и клиентам.

Я работаю в автосалоне менеджером по продажам. В обществе бытует мнение, что женщины плохо разбираются в автомобилях, но я уже восьмой год доказываю, что это не так. В нашей компании я одна из самых успешных продажников, что сказывается на моем доходе и премиях. Я точно знаю, что мне завидуют мои коллеги-мужчины. И недавно у них был шанс позлорадствовать – я допустила чуть ли не единственный серьезный «косяк» за все время моей работы в этом автосалоне. Перед отпуском я оформила сделку – клиент приобретал дорогой автомобиль. Забрать он его собрался через неделю. Но я в вихре подготовки к отпуску и поездке на море, куда мы впервые собирались поехать с маленьким ребенком (кто был – знает, как это непросто организовать), забыла передать коллеге необходимые документы для этого клиента. В результате клиент свой автомобиль забрал только после моего возвращения, предварительно пожаловавшись на меня руководству. Меня лишили комиссионных, было обидно, конечно. Но ничего, в будущем я таких промахов не допущу. Анна, менеджер по продажам

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены в инструкцию по делопроизводству:

  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (например, на отпуск).

  • Этап 1: проверка дел и документов. Важно: Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
  • Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
  • Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Если в отпуск уходит не рядовой сотрудник, а сотрудник с широком кругом обязанностей, полномочий, то рационально назначить ответственного работника, и передачу дел нужно производить одновременно с вводом в курс дела, передачей текущего состояния дел, телефонов контрагентов и пр..

Основное, на чем стоит сосредоточиться – готовьтесь к уходу в отпуск постепенно, передавая дела и сокращая авральную деятельность по максимуму ко времени отъезда.

Просидев в последнюю ночь перед полетом на курорт за важным отчетом, вы рискуете так и не отвлечься от рутинных обязанностей, и весь отпуск мысленно пребывать с коллегами вместо того, чтобы расслабиться.

Помните: ваш успешный отпуск в ваших руках.

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Источник: https://rjob.ru/articles/otpusk_pravila_peredachi_del/

Как передать кадровые документы на время отпуска – Правовая помощь юриста

Как передать кадровые документы на время отпуска

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись. Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  • в инструкцию по делопроизводству:
  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.
  • Этап 1: проверка дел и документов.Важно: Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
  • Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
  • Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Если в отпуск уходит не рядовой сотрудник, а сотрудник с широком кругом обязанностей, полномочий, то рационально назначить ответственного работника, и передачу дел нужно производить одновременно с вводом в курс дела, передачей текущего состояния дел, телефонов контрагентов и пр.. Основное, на чем стоит сосредоточиться – готовьтесь к уходу в отпуск постепенно, передавая дела и сокращая авральную деятельность по максимуму ко времени отъезда.

Отпуск: правила передачи дел

Общие положения […] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту. Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты.

Учимся принимать дела и документы

Важно

При оформлении совмещения на строго установленный период необходимо правильно составить приказ. Часто в этом документе не указывают срок, в течение которого будет производиться доплата за совмещение.

Принудить его работодатель не может, любые действия в этом направлении будут противозаконными и могут иметь серьезные неприятные последствия для организации. Все решения, касающиеся выполнения дополнительных обязанностей работником, должны оформляться письменно.

Устные договоренности не имеют никакой силы, не могут быть основанием для последующей оплаты. Совмещение профессий представляет собой выполнение дополнительных обязанностей по иной профессии.

Как передавать дела на время отпуска

Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора.
При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту книгу ведут в рукописном виде.

Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте.

Как уже отмечалось, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в приложении к акту приема-передачи кадровой документации.

Порядок замещения работника на время отпуска

Читайте по теме в электронном журнале Номенклатура дел кадровой службы После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.

В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота. В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании.

В кадровой службе это:

  • трудовые договоры;
  • приказы по личному составу;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки;
  • документы по награждению работников;
  • обращения сотрудников и так далее.

В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел.
Поэтому необходимо производить доплату работнику. Величина доплаты определяется соглашением сторон. Закон не регламентирует ни минимальный, ни максимальный размер такой доплаты. Вопрос №3.

График продавца в магазине «шесть дней через шесть». В сентябре один продавец уходит в отпуск, второй будет работать за него после своей смены. Допустимо ли это? Как оплачивать труд при замещении? Ответ. Такой случай не относится к замещению сотрудника. Это работа в выходные дни.

При согласии работника закон этого не запрещает. Основной нюанс заключается в оплате труда. Поскольку это работа в выходные дни, то работодателю придется оплачивать ее не менее, чем в двойном размере.
Вопрос №4. Главный бухгалтер уходит в отпуск.

Может ли право второй подписи получить директор, а остальные обязанности на этот период возложить на бухгалтера по зарплате? Ответ. Нет.

Как передать кадровые документы на время отпуска

  • Планируя уход в отпуск, человек «по умолчанию» подписывается на то, что завершит к этому моменту все запланированные на него работы либо передаст их согласованный объем в таком виде, чтобы с ним легко справился другой член команды проекта (это, как правило, относится к кускам работы менеджеров, а не исполнителей). Задачи, отличные от задач контроля, передавать запрещено, в крайнем случае такие кейсы рассматриваются в индивидуальном порядке.Т.е. передать «напиши за меня этот кусок кода» нельзя. Работа по передаче знаний включается в план проекта, но в небольшом объеме (в пределах 2 часов на человека на 1 отпуск более недели).

Источник: http://dipna5.ru/kak-peredat-kadrovye-dokumenty-na-vremya-otpuska/

Как передать кадровые документы на время отпуска

Как передать кадровые документы на время отпуска
Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись. Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю).

Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

    Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись.

    В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

  1. заявление, составленное им в произвольной форме;

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Как — оформить временного работника на — период отпуска основных сотрудников

В сезон отпусков, чтобы не было сбоя в деятельности организации, иногда возникает необходимость взять человека со стороны по срочному трудовому договору. Когда срочный договор заключается на время отпуска одного сотрудника, то все просто — указываем срок до выхода на работу из отпуска конкретного отпускник а статьи 58, 59 ТК РФ .

В этом случае оформляется минимум документо в ” .

Акт приема-передачи кадровых документов

Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

  • организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
  • сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов. Образец акта передачи кадровых документов представляет собой шаблонную документацию, содержащую следующую информацию: К примеру, строка таблицы может быть заполнена так: «Передаются: 1.

Приказы по личному составу. За период: 2011–2016 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».

  1. После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
  2. Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

Таким образом, практикой кадрового делопроизводства определено стандартное содержание акта приема-передачи кадровой документации, которое каждый работодатель может откорректировать в угоду сложившимся правилам делопроизводства на конкретном предприятии.

Статьи и консультации на сайте

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте. Прием замещающего работника на время отпуска основного работника: тонкости формулировки и защита персональных данных Эту формулировку и возьмите в трудовой договор с замещающим работником.

Аналогичный вариант с указанием фамилии, имени, отчества замещающего работника можно встретить и на информационном портале Роструда: «… В трудовом договоре можно будет указать примерно следующее … 1.7.2. Дата прекращения трудового договора — дата выхода на работу Ивановой Марфы Васильевны…» Согласно ст.

79 ТК РФ трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу. Подписчикам журнала «Кадровик-практик» также доступны:

Порядок и правила оформления отпуска для работников

Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика. К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры. Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график читайте далее.

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании.

Онлайн журнал для бухгалтера

Чтобы временно назначить на место другого сотрудника, руководитель организации должен получить у работника, выходящего на замену, письменное согласие.

  • уровень квалификации;
  • сложность, объем и качество выполняемой работы;
  • обстоятельства труда.

При расчете исходные данные берут из штатного расписания.

Но на практике зарплата во время замещения может быть, как выше, так и ниже, чем на прежнем месте.

Если назначение замещающего лица не связано с какими-то чрезвычайными обстоятельствами, то составление работником заявления – обязательный этап.

Его пишут по стандартной схеме (требований в законе нет).

Заявление должно иметь следующие атрибуты: Вот примерный образец заявления о замещении на время отпуска: Наличие заявления не означает, что руководителю не нужно составлять дополнительное соглашение к трудовому договору.

В этом документе прописывают:

  • какие именно функции будут лежать на сотруднике;
  • как она будет оплачена;
  • сколько будет длиться.

После оформления этих документов сам работодатель или ответственное лицо составляет приказ на замещение на время отпуска.

Образец, который расположен ниже, позволит заполнить документ правильно.

Используют для этого обычно стандартные формы Т-5 или же Т-5а.

Такая возможность определена в статье 60.2 ТК РФ. Для совместительства согласие работника тоже будет обязательным условием.

Оформление происходит в этом случае уже несколько по-иному.

Совет Юриста
Добавить комментарий